Reisekostenordnung
Für die
Deutsche Gesellschaft für Sportmedizin und Prävention
(Deutscher Sportärztebund) e.V.
sowie für die
SportMedService Gesellschaft zur Förderung der Sportmedizin
in Deutschland GmbH
Stand: 29. Dezember 2018
Inhalt
§ 5 Höhe der Kostenerstattungen
§ 9 Berichtigung von Reisekostenabrechnungen
§ 10 Aufwandsspenden gemäß § 10 b Absatz 3 Satz 5 und 6 EStG [nur zutreffend für DGSP e.V.]
§ 1 Präambel
Die vorliegende Reisekostenordnung der DGSP e.V. und der SportMedService GmbH regelt, in enger Anlehnung an die Vorschriften des Steuerrechtes, die Auslagenerstattungen von Reisekosten, die im Rahmung der Wahrnehmung von Tätigkeiten für die DGSP e.V. oder der SportMedService GmbH entstehen und nicht von dritter Seite erstattet werden.
Diese Richtlinie tritt am 01.01.2019 per Vorstandsbeschluss vom 19.12.2018 (hinsichtlich der Gültigkeit für die DGSP e.V.) bzw. per Geschäftsführerentscheid (hinsichtlich der Gültigkeit für die SportMedService GmbH) in Kraft.
§ 2 Geltungsbereiche
Die vorliegende Reisekostenordnung gilt für alle Mitarbeiter der Deutschen Gesellschaft für Sportmedizin und Prävention (Deutscher Sportärztebund) e.V. sowie der SportMedService Gesellschaft zur Förderung der Sportmedizin in Deutschland mbH und darüber hinaus für alle ehrenamtlich tätigen Mitglieder, die mit dienstlichem Auftrag reisen und für die das Bundesreisekostengesetz keine Anwendung findet.
Für ehrenamtlich tätige Mitglieder gilt diese Reisekostenordnung als Rahmen für die maximale Erstattungsfähigkeit. Verpflegungsmehraufwendungen im Inland sind für diesen Personenkreis nur in Höhe der Verpflegungspauschalen erstattungsfähig.
§ 3 Grundsätze
Jede Dienstreise verursacht Kosten. Daher ist von jedem Mitarbeiter oder ehrenamtlich Tätigen vor Beantragung einer Dienstreise zu prüfen, ob alternative Möglichkeiten zur Kommunikation bestehen, wie beispielsweise Telefon- oder Videokonferenzen. Es wird vorausgesetzt, dass jeder Mitarbeiter oder ehrenamtlich Tätiger im Interesse der DGSP e.V./SportMedService GmbH eine zieloptimierte Entscheidung hinsichtlich der Kosten trifft.
Für die DGSP e.V. gilt:
Reisekosten von Personen, die nicht Mitglied des Vorstands oder fest angestellter Mitarbeiter der DGSP e.V. sind, werden nur bei einer entsprechenden Zusage durch den DGSP-Vizepräsidenten Finanzen und nur in der zugesagten Höhe erstattet. Die Reisekosten sind vor der Buchung bzw. Antritt der Reise durch den DGSP-Vizepräsidenten Finanzen zu genehmigen. Werden Reisekosten geltend gemacht, die vom DGSP-Vizepräsidenten Finanzen vor Reiseantritt nicht genehmigt wurden, besteht kein Anspruch auf Reisekostenerstattung.
Für die SportMedService GmbH gilt:
Reisekosten von Personen, die nicht der Geschäftsführung der SportMedService GmbH angehören, werden nur bei einer entsprechenden Zusage durch die Geschäftsführung der SportMedService GmbH und nur in der zugesagten Höhe erstattet.
Die Verbindung einer Dienstreise mit einer Privatreise – auch die private Begleitung durch z.B. Partner – ist aus steuerrechtlichen Gründen ausgeschlossen.
§ 4 Maximale Kostenerstattung
Für die DGSP e.V. gilt:
Bei Dienstreisen, die EUR 700,- überschreiten, ist eine Zustimmung des Vizepräsidenten Finanzen von Nöten.
§ 5 Höhe der Kostenerstattungen
Die entstandenen notwendigen Fahrtkosten werden, soweit in der Zusage für die Kostenübernahme nicht explizit anders geregelt, wie folgt erstattet:
Nutzung der Bahn | Erstattet werden Kosten für die Bahnfahrt 2. Klasse mit evtl. anfallenden Kosten für eine Sitzplatzreservierung. Mögliche Fahrpreisermäßigungen (z.B. Sparpreise der DB, Nutzung der eigenen BahnCard, wenn vorhanden, etc.) sollen ausgeschöpft werden. Die Erstattung einer Bahnfahrt 1. Klasse ist nur dann zulässig, wenn ein möglicher Sparpreis 1. Klasse preiswerter ist, als die Buchung eines Normalpreises 2. Klasse. Bei der Abrechnung 1. Klasse ist ein entsprechender Nachweis zu erbringen (beispielsweise Ausdruck der Buchungsseite mit den Preisen, etc.). |
Flugreisen | Flugkosten sind grundsätzlich nur dann erstattungsfähig, wenn die Umstände des Einzelfalles die Benutzung des Flugzeuges notwendig machen oder die Kosten bei Benutzung anderer Beförderungsmittel höher wären (ein entsprechender Nachweis ist zu erbringen). Erstattet werden die Kosten für Flüge in der Economy-Klasse. Die Buchung von Flugreisen soll so frühzeitig erfolgen, dass Sondertarife der Fluggesellschaften genutzt werden können. |
Reisen mit einem Mietwagen | Mietwagen sind ausschließlich dann für eine Dienstreise heranzuziehen, wenn die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel nicht möglich ist, beispielsweise weil der Transport von Gütern erforderlich ist. Mietwagen dürfen generell nur in der preisgünstigsten Kategorie gebucht werden. Kann die preisgünstigste Kategorie nicht gebucht werden, weil beispielsweise die Anforderungen an den Transport durch diese Form von Kraftfahrzeug nicht erfüllt werden, ist das Einverständnis des Vizepräsidenten Finanzen (bei der DGSP e.V.) bzw. des Geschäftsführers (bei der SportMedService GmbH) erforderlich. |
Reisen mit dem eigenen PKW | Erstattet werden eine Wegstreckenentschädigung von EUR 0,30/km sowie ggf. anfallende Parkgebühren. Fahrten mit dem eigenen PKW sind grundsätzlich nur dann zulässig, wenn die Umstände des Einzelfalles die Benutzung des privaten PKW notwendig machen, wie beispielsweise beim erforderlichen Transport von Gütern, oder die Kosten bei Benutzung anderer Beförderungsmittel höher wären. Werden private PKW eingesetzt, so sind nach Möglichkeit Fahrgemeinschaften zu bilden. Benutzt ein Mitarbeiter für eine Dienstreise aus persönlichen Gründen den privaten PKW, so werden maximal nur die Kosten erstattet, die bei der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel entstanden wären (Berechnungsgrundlage: Normaltarif 2. Klasse). Eine Ausnahme zu dieser Regelung stellen Wege vom/zum Bahnhof bzw. vom/zum Flughafen dar. Diese werden mit dem o.a. Satz sowie ggf. anfallende Parkgebühren erstattet. |
Reisen mit anderen Verkehrsmitteln des ÖPNV | Erstattet werden sämtliche Kosten für die Nutzung von Bus, U-/S-/R-Bahnen, und ähnlichen öffentlichen Verkehrsmitteln gegen Vorlage der entsprechenden Belege. |
Nutzung von Taxis | Die Nutzung von Taxis ist ausschließlich dann für eine Dienstreise heranzuziehen, wenn die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel nicht möglich ist, beispielsweise weil der Transport von Gütern erforderlich ist oder dringende zeitliche Hindernisse der Nutzung des ÖPNV entgegenstehen. Kosten für die Nutzung von Taxis werden im Regelfall bis maximal EUR 30,- pro Fahrt erstattet. Die Nutzung von Taxis ist auf ein notwendiges Mindestmaß zu begrenzen. |
§ 6 Übernachtungskosten
Die Übernachtungskosten sollen EUR 130,- pro Nacht (oder das Äquivalent in ausländischer Währung) nicht überschreiten. Höhere Übernachtungskosten bedürfen vorab einer Genehmigung durch den Vorstand (bei der DGSP e.V.) bzw. durch den Geschäftsführer (bei der SportMedService GmbH).
Übernachtungskosten werden nur dann erstattet, wenn die An- bzw. Abreise am Tag der Veranstaltung unzumutbar ist. Die Anreise am gleichen Tag ist unzumutbar, wenn die Abfahrt von der Wohnung vor 6:00 Uhr erfolgen müsste. Die Abreise am gleichen Tag ist nicht zumutbar, wenn die eigene Wohnung erst nach 24:00 Uhr erreicht werden könnte.
Übernachtungskosten können nur dann erstattet werden, wenn die Rechnungsstellung auf den entsprechenden Kostenträger – also DGSP e.V. oder SportMedService GmbH – ausgestellt ist.
Die Kosten für Frühstück oder andere Mahlzeiten sind durch die Verpflegungspauschalen abgegolten und werden nicht erstattet.
§ 7 Verpflegungspauschalen
Verpflegungskosten werden pauschal erstattet.
Bei einer Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte sind im Inland folgende Beträge als Verpflegungsmehraufwendungen pauschal für jeden Kalendertag anzusetzen:
Bei eintägiger Auswärtstätigkeit von mehr als 8 Stunden | EUR 12,- |
An- und Abreisetag bei mehrtätigen Auswärtstätigkeiten unabhängig von der Dauer der Abwesenheit | EUR 12,- |
Bei Auswärtstätigkeiten, die nicht An- und Abreisetag sind, von 24 Stunden | EUR 24,- |
Die Auslandsspesensätze sind auf der DGSP-Geschäftsstelle zu erfragen.
§ 8 Erstattung der Kosten
Der Antrag auf Erstattung von Reisekosten ist spätestens 6 Monate nach Ende der Dienstreise an die DGSP-Geschäftsstelle zu richten. Nach dieser Frist verfällt der Anspruch auf Erstattung.
Dem Antrag auf Erstattung der Kosten müssen sämtliche Belege im Original beigefügt werden. Fotokopien können aus steuerrechtlichen Gründen nicht akzeptiert werden.
Bei Flugreisen sind neben den Bordkartenbelegen der sogenannte „Passenger Receipt“ vorzulegen, bei dem alle Flugsteuer, Beförderungsgebühren und weitere Positionen gesondert ausgewiesen sind.
Zusätzlich muss für Dienstreisen im Rahmen einer Tätigkeit für die DGSP e.V. eine Protokollnotiz sowohl an den Vorstand gesandt werden als auch der Reisekostenabrechnung beiliegen.
§ 9 Berichtigung von Reisekostenabrechnungen
Werden Reisekosten abgerechnet, die im Widerspruch zu geltendem Recht oder dieser Reisekostenordnung stehen, ist der jeweilige Kostenträger (bei der DGSP e.V. die DGSP-Geschäftsstelle, bei der SportMedService GmbH die Geschäftsführung) berechtigt, die Reisekostenabrechnung eigenständig um die falsch abgerechneten Beiträge zu berichtigen.
§ 10 Aufwandsspenden gemäß § 10b Absatz 3 Satz 5 und 6 EStG
[nur zutreffend für DGSP e.V.]
Besteht ein Aufwendungsersatzanspruch gemäß dieser Reisekostenordnung und verzichtet der Zuwendende auf seinen Aufwendungsersatzanspruch gegenüber der Deutschen Gesellschaft für Sportmedizin und Prävention (Deutscher Sportärztebund) e.V. kann ein Spendenabzug nach § 10b Absatz 3 Satz 5 EstG geltend gemacht werden.
Für den Vorstand der Deutschen Gesellschaft für Sportmedizin und Prävention (Deutscher Sportärztebund) e.V.
gez. Dr. Thomas Schramm
Vizepräsident Finanzen
Für die SportMedService Gesellschaft zur Förderung der Sportmedizin in Deutschland GmbH
gez. Prof. Dr. Thomas Horstmann
Geschäftsführer
