Reisekostenabrechnung

Ressourcen zu Reisekosten

Aktuelles Abrechnungsformular für Reisekosten zur Einreichung bei der Deutschen Gesellschaft für Sportmedizin und Prävention e.V. oder der SportMedService GmbH
Zur Reisekostenordnung der Deutschen Gesellschaft für Sportmedizin und Prävention e.V. und SportMed Service GmbH

Hinweise zur Verwendung

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Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Ausfüllen

1. Adressat der Reisekostenabrechnung

2. Datenblock

3. Reisekosten

└ 3.1. Fahrtkosten

└ 3.2. Verpflegungsmehraufwände

└ 3.3. Übernachtungskosten

└ 3.4. Reisenebenkosten

└ 3.5. Abzugsfähige Reisekosten

4. Unterschriftenblock

5. Einreichungsadressen

1. Adressat der Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung, 1. Ausfüllblock

Bitte geben Sie in diesem Block der Reisekostenabrechnung an, an wen Sie die Reisekostenabrechnung richten.

Wenn Ihre Reisekosten über die Deutsche Gesellschaft für Sportmedizin und Prävention e.V. abzurechnen sind, sind die Reisekosten gemäß Reisekostenordnung zu genehmigen. Klicken Sie bitte den entsprechenden Radiobutton an und tragen im Feld "Reisegenehmigung erteilt von" die genehmigende Person ein.

Wenn Ihre Reisekosten über die SportMed Service GmbH abzurechnen sind, klicken Sie bitte den entsprechenden Radiobutton an und tragen im Feld "Reisegenehmigung erteilt von" bitte "Geschäftsführung" ein.

2. Datenblock

Reisekostenabrechnung, 2. Ausfüllblock

In diesem Block füllen Sie bitte alle Felder entsprechend der Daten aus. Bitte tragen Sie auch die Reisedaten möglichst minutengenau ein.

Bitte verzichten Sie auf Angaben wie "liegt vor", da solche Angaben nicht von den Finanzbehörden bei entsprechenden Rechnungsprüfungen akzeptiert werden.

3. Reisekosten

Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass die DGSP-Geschäftsstelle bzw. die SportMed Service GmbH gesetzlich dazu verpflichtet ist, Reisekostenabrechnungen auf ihre Plausibilität und die Rechtserfordernisse des Einkommensteuergesetzes (EStG) gegenzuprüfen und zu korrigieren, wenn die Reisekostenabrechnung sachliche Fehler aufweist, vgl. § 9 der Reisekostenordnung.

Bei Reisen, die über die Deutsche Gesellschaft für Sportmedizin und Prävention e.V. abgerechnet werden, füllen Sie bitte immer nur die linke Spalte "Brutto" aus.

Bei Reise, die über die SportMed Service GmbH abgerechnet werden, sind - dort, wo erforderlich - alle drei Spalten "Brutto", "MwSt." und "Netto" auszufüllen.

3.1 Fahrtkosten

Reisekostenabrechnung, 3. Ausfüllblock

PKW im Betriebsvermögen

Dieser Fall kann nur in Einzelfällen bei der SportMed Service GmbH eintreten.

Privat-Pkw

Bitte beachten Sie den Auszug aus §5 der Reisekostenordnung:

"[...] Fahrten mit dem eigenen PKW sind grundsätzlich nur dann zulässig, wenn die Umstände des Einzelfalles die Benutzung des privaten PKW notwendig machen, wie beispielsweise beim erforderlichen Transport von Gütern, oder die Kosten bei Benutzung anderer Beförderungsmittel höher wären [...]."

Falls eine Reise per Pkw von der Reisekostenordnung gedeckt ist, füllen Sie bitte in der linken Spalte die beiden Felder "amtliches Kennzeichen" und die Kilometeranzahl [wird gegengeprüft mit dem von den Finanzbehörden anerkannten Falk-Routenplaner] aus. Die Kilometer addiert mit dem Kilometersatz von 0,30 EUR/km ergeben die abzurechende Summe.

Bahnreise

Bitte beachten Sie §5 der Reisekostenordnung. Wenn Sie eine Bahnreise abrechnen, legen Sie bitte der Reisekostenabrechnung das Bahnticket (Original) bei.

Flugreise

Bitte beachten Sie den Auszug aus §5 der Reisekostenordnung:

"[...] Flugkosten sind grundsätzlich nur dann erstattungsfähig, wenn die Umstände des Einzelfalles die Benutzung des Flugzeuges notwendig machen oder die Kosten bei Benutzung anderer Beförderungsmittel höher wären (ein entsprechender Nachweis ist zu erbringen). [...]."

Bei der Abrechnung einer Flugreise sind zur Abrechnung folgende Unterlagen einzureichen:

Passenger Receipt (nicht die Buchungsbestätigung!)
Alle Bordkarten von den abgeflogenen und abzurechnenden Segmenten

Taxibenutzung

Bitte beachten Sie §5 der Reisekostenordnung und insbesondere die dort geregelten Freibeträge. Originalbeläge sind der Reisekostenabrechnung beizulegen.

3.2 Verpflegungsmehraufwände

Reisekostenabrechnung, 4. Ausfüllblock

Unter Verpflegungsmehraufwänden werden die landläufig so genannten "Tagespauschalen" oder "Verpflegungspauschalen" verstanden. Die Abrechnung erfolgt bei Inlandsreisen in Euro mit den auf dem Bogen abgedruckten Pauschalbeträgen. Diese Beiträge sind Maximalbeträge, das heißt es erfolgt keine Erstattung darüber hinaus, auch wenn Ihre eigenen Verpflegungsausgaben über diesen Pauschalbeträgen liegen.

Die Pauschalen können Sie belegfrei ansetzen. Berechnungsgrundlage dazu sind die im Datenblock angegeben Daten "Reisebeginn" und "Reiseende".

Bitte beachten Sie: bei Hotelübernachtungen ist auch das Frühstück durch die Verpflegungsmehraufwände erfasst und darf somit nicht zusätzlich berechnet werden.

3.3 Übernachtungskosten

Reisekostenabrechnung, 5. Ausfüllblock

Bitte beachten Sie §6 der Reisekostenordnung. Eine Erstattung ist nur gegen Originalbeleg (bitte der Reisekostenabrechnung beifügen)

Übernachtungskosten können nur dann erstattet werden, wenn die Rechnungsstellung auf den entsprechenden Kostenträger – also DGSP e.V. oder SportMedService GmbH – ausgestellt ist.

Bitte beachten Sie: bei Hotelübernachtungen ist auch das Frühstück durch die Verpflegungsmehraufwände erfasst und darf somit nicht zusätzlich berechnet werden.

3.4 Reisenebenkosten

Reisekostenabrechnung, 6. Ausfüllblock

Bitte erfassen Sie hier bitte alle Kosten, die Sie sonst keiner bisherigen Kategorie zuordnen konnten, wie beispielsweise

Parkplatzkosten
Kosten für Tickets im ÖPNV vor Ort (beispielsweise im Rahmen einer Bahnreise, wenn der entsprechende Sparpreis der Bahn keine City-Plus-Ticket-Option umfasst) (bei Abrechnung an SportMed Service GmbH ist der Nahverkehr mit 7% MwSt zu berücksichtigen)
Mautkosten, falls anwendbar
Sonstige, anderen Kategorien nicht zurechenbare Kosten, deren Erstattung von der Reisekostenordnung gedeckt ist.

Bitte legen Sie alle Originalbelege bei.